タスク管理やスケジューリングに悩んでいたら、プロジェクト管理ツールを導入しよう。おすすめ5つご紹介！

仕事をしていると、複数の案件を並列してこなす必要がありますよね。

納期が全て同じであれば分かりやすいですが、そんなことはほとんどありません。
重要度もバラバラなので、うまく計画を立てなければすぐにリソース不足になってしまいます。

• 案件が多すぎて、優先順位がつけられない…
• いつも納期が守れない…
• 気がつけば、締め切りが近いタスクが出てくることがよくある…
• もっと効率よく仕事をしたい…

こんな悩みを抱えたことはありませんか。

チームを組んで仕事をする時はもちろん、在宅勤務、リモートワーク、フリーランスといった1人で複数の仕事をこなすときなどで陥る一番の悩みが「効果的なタスク管理」なのではないでしょうか。

どうやってタスクを管理すべきか…こう考えているうちに、どんどん新しいタスクは増えていきます。もっと頭が混乱してしまったり、もういいや、なんて諦め状態になっているかもしれません。

そんな時は、はじめから仕事の管理を目的に作られた、「プロジェクト管理ツール」の導入を検討してみてください。

プロジェクト管理ツールとは

「プロジェクト管理ツール」と一口に言っても、スケジュールや進捗管理、タスク管理だけに絞ったものから、リスク管理ができるものや、プロジェクトにおける成果物を保存できるツールまで様々な機能があります。

その目的は、「システムで一元管理することにより、プロジェクトを可視化する」ことです。

複数の仕事を並行して行なっていたり、5人〜のメンバーで作業しているとよくありがちなのが、「いま自分が何をしているのか」「どこまで・どの仕事が進められているのか」見失ってしまうこと。

混乱することで「抜け」や「もれ」が生まれやすくなり、それを防ぐために一度わかるところまで戻ってやり直す作業は、さらに非効率的でしょう。

「プロジェクト管理ツール」はその機能により、

• 何を誰がやるべきか
• いまどこまで進んでいるのか
• つまづいている部分は何か

などを、視覚的なグラフやスムーズな情報共有により、分かりやすく整理してみせます。これにより、仕事中に生じる様々な変更や雑多な情報で人々が混乱することを、防げるでしょう。

プロジェクト管理ツールを使うメリット

「タスクは、手帳に記録していけばいいのでは？」という声も上がりそうですし、実際にやってらっしゃる方もいるかもしれません。しかし、こんな使いにくさを感じたことがありませんか？

• TODOリストとスケジュールを記入するページが別々で一元管理できない
• 優先度合いがわからない。色を変えるにも、いちいちペンを持ち替えて書くのが面倒
• タスクが多いと、ぱっと見でごちゃごちゃして理解できない
• 急にスケジュールが変更になったら、斜線を入れたり消したり、汚くなる
• 個人の手帳内での管理になるため、メンバーの作業状況が必要なチームでのタスク管理には使えない

こうした“使いにくさ”は、プロジェクト管理ツールによって無くなります。プロジェクト管理を導入するメリットは以下の通りです。

• タスクの順序や優先度合を設定したスケジュール管理ができる
• 進行具合を「ガントチャート」など、視覚的に分かりやすくグラフ化できる
• 情報の書き換えが簡単
• 他人との情報共有がスムーズにできる

プロジェクト管理ツール、主な3つの性能

進歩管理

効率よく作業を進めるために最も重要なのが、進歩管理です。

すべてのタスク情報をひと目で確認できる「ガントチャート機能」。メンバーの誰がどんな仕事をしているか、リアルタイムで把握できる「タスク管理機能」など。

進歩管理によって、プロジェクトのタイムマネジメントが楽になります。

情報共有

メンバー同士のメッセージのやり取りやデータ共有など、プロジェクトを進行する際に必要なコミュニケーションを円滑に回すために、情報共有は欠かせません。

「掲示板」や「フォーラム」は、時間と場所を必要とせずにメンバーとディスカッションが可能です。ファイルの保存や共有機能は、あらゆる種類のファイルを扱えることで、幅広く情報交換をすることができます。

集計・分析

メンバーが入力した複数のデータを自動で集計・分析し、グラフや報告書を作成するといった機能です。自動化により、大量のデータを確実に処理できるため、人の手を介したときに生じやすいミスの削減や時間、コストの削減になります。

おすすめのプロジェクト管理ツール5選

プロジェクト管理ツールの選び方

1.インストールする必要があるか

ツールはインストール型とクラウド型があります。管理データを自分のパソコンなどを使って保存するか、クラウドで保存するかの違いです。

インストール型の利点は、セキュリティの面やインターネットに通じていなくても動かせる、という点で優れています。ただし他人との情報のやり取りは難しくなるでしょう。

クラウド型の利点は、情報共有がしやすいこと。いちいちファイルを開くためにアプリケーションを変える必要もなく、手間がかかりません。ただし、インターネットに繋げられない環境だと、利用することができないのが難点です。

2.どんな機能が使えるのか

先ほど、プロジェクト管理ツールの主な3つの機能であげたものは、基本的にどのツールも備わっているでしょう。しかし特徴や長所が異なり、自分が欲する機能に応じて選ぶことが大切です。

例えば、タスクが多いため書き込める場所が多いツールが良かったり、確実に質を上げるため、コミュニケーションに特化しているツールが良い場合など。

見合った特徴や長所をもつツールを選ぶためには、ツール自体がどんな機能が使えるかをチェックすることはもちろん、「このプロジェクトに必要なのはどんなことなのか」を考えておく必要がありますね。

3.費用や言語

あらゆるアプリと同じように、プロジェクト管理ツールも無料版と有料版があります。

無料版は機能が制限されており、有料版は全ての機能が使えます。
同時に使用できる人数によって、料金プランが異なっていることもあります。複数でプロジェクト管理ツールを使用したいという場合は、注意してください。

言語に関してですが、海外製のアプリも、いまや性能の良い翻訳機能により使えるようになってきました。

しかし複数人が関わってくるプロジェクト管理では、ある人は英語が得意でも、全く英語が苦手だったり、心理的なストレスを抱えてしまう人がいるかもしれません。

そもそも、プロジェクト管理ツールは、確実にプロジェクトを達成するために導入するので、リスクはなるべく除いておきたいもの。

まず初めて選ぶときは、日本語のアプリをお勧めします。

もしも英語に抵抗がなく、自分にぴったりなアプリが海外製、ということでしたら、ぜひそちらのアプリを利用してみてください。

おすすめのプロジェクト管理ツール5選

それでは、紹介していきます。

AppSuite

紙･メール･Excelで行われていた従来の業務を、たったの4ステップで簡単にシステム化できる、業務アプリ作成ツールです。

「AppSuiteアプリライブラリ」の中から、作業日報、在庫管理、案件管理など、業務や運用にあわせてテンプレートを選び、使用できます。

特別なITの知識を用いずに「あったらいいな」と思った機能を選んで、カスタマイズしながら使えることがポイントです。

kintone

株式会社サイボウズのクラウドサービスです。
開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを、かんたんに作成できるのが特徴です。

進捗・タスク管理などのアプリを、ドラッグ＆ドロップで必要なぶん追加し、チームで共有することができます。無料で公開されているプラグインを活用すれば、ガントチャートなども作成することができます。

100種類以上の豊富な外部連携サービスがあり、使い方次第で可能性は無限大。
現場の作業効率が上がる！と、1万社以上の評価実績があります。

InnoPM

工数管理に特化した、クラウド型の管理ツールです。
年間契約で月額3,000円から使えます。

主な機能は

• ガントチャート
• 工数管理
• レポート
• データ取込／データ出力

一般的なプロジェクト管理ツールの付加機能にも、工数管理はあります。
しかし、InnoPMは完全に工数管理に特化しており、どのようなプロジェクトの工数管理にも対応できるのが強みです。プロジェクト/タスクごとに工数登録をすることは、単なる勤怠管理を超えた詳細なデータの記録を可能にします。

TimeCrowd

活動時間と活動内容を３ステップで可視化できる、時間管理ツールです。

「記録して見える」に特化しており、記録はスタートボタンとストップボタンをクリックするだけ。ブラウザ、Chrome拡張機能、アプリからいつでも使えるので続けやすそう。

詳細なレポートは自動で出力され、記録されたデータはまとめて閲覧することができます。

リアルタイムで、メンバーが活動している状態をチームで共有できます。
誰が何をしているかわからない状態がなくなるため、追加指示やフォローアップもしやすくなるでしょう。ChatWorkやSlackと連携しており、すでにこうしたツールを利用している場合、情報共有がしやすそうです。

Trello

視覚的、感覚的にプロジェクトを管理できる、かんばん形式のアプリケーションです。

ボードを作成し、カード化したタスクを付箋のように貼ったりはがしたりして使います。
カードにはリンクや画像、動画などの資料を添付することもできます。

各カードには担当するユーザーを表示したり、色ラベルをつけることで、優先順位をわかりやすくするなど、工夫することができます。

カードを動かすたびにクラウドで同期され、複数人の作業をリアルタイムに、ひと目で確認することができます。リモートワークの組織には特におすすめです。

全ての機能が「無料」で使える、という点も嬉しいところ。

まとめ

たくさんの仕事を平行して進めていかなければいけない場合、プロジェクトの「可視化」はとっても必要です。自分がいま、どのくらい仕事を抱えているか、何をやらなくてはいけないかを把握しながら動かなければ、気づいたら納期が来てしまったり、効率よく業務を進めていくことができません。

プロジェクト管理ツールはそんな業務の滞りを解消し、あなたの作業をスピーディーにしてくれます。もしも作業の進み具合に困っていたら、ぜひ導入してみてください。