ワークフローツールを比較｜意思決定を速く、賢くできるサービスを導入しよう！

現在、ワークフローツールはビジネスの世界では必要不可欠なツールとなっています。実際に導入している企業も多く、これから導入を検討しているところも多いのではないでしょうか。

今回は、ワークフローツールのメリットとデメリットを説明し、おすすめのワークフローツールについてもご紹介します。

ワークフローツールとは？

そもそもワークフローツールとは、関係者間の仕事や手続きの流れを表したもののことを言います。簡単に説明すると、承認や決裁フローのことです。

ワークフローツールになじみのない方はBPMと間違えることがありますが、BPMは主に製造業における受注から出荷までの一連業務のことを言います。そのため、ワークフローとは全く異なるシステムなのです。

ワークフローツール導入のメリットは意思決定の速さ！

ワークフローツールは人気を集めていますが、導入することで得られるメリットとデメリットがあります。

01：意思決定が迅速に行える

従来のワークフローツールは、紙面で行うこともありました。しかし、現在では、システム上で承認や決裁業務を行うので、従来のタイプに比べて迅速に対応できるものが増えています。意思決定を早めることが可能なので魅力的です。

02：責任者がいなくてもできる

承認や決裁は責任者が行うことが多いですが、職場によっては責任者が出張などで不在なことが多い企業もあるでしょう。外出が多いと、なかなか責任者に会えず、承認をもらえないので業務が進まなくて困っている人たちもいます。

業務の効率も悪くなりますが、ワークフローツールは外出先からも書類の承認や決裁が行えるようになっています。わざわざ責任者に直接会う必要はないので効率よく作業ができます。

03：ペーパーレス化を実現できる

ワークフローツールはシステム上で承認や決裁を行うサービスなので、ペーパーレス化を実現できます。ペーパーレス化を実現できれば、紙を購入する費用や手間も省けるため、コストカットにも繋がります。

04：紛失のリスクがなくなる

紙面で承認や決裁を行う場合、しっかりと管理していないと書類をなくしてしまうこともあります。システム上のワークフローツールならデータが記録されるので、紛失のリスクもなく安心です。

05：部門ごとにフローを設定することができる

ほとんどのワークフローツールは、どのようなルートを通り、承認や決裁を行うのか設定できるので、社内全体で使うことも可能です。

ワークフローツール導入のデメリットは導入しないと決裁フローが遅くなる！

ワークフローツールはメリットだけではなく、デメリットもあります。導入を検討している方は、デメリットの部分も理解しておいて下さい。

01：承認や決裁フローが固定してしまう

承認や決裁フローが固定化することはいいことなのですが、例えば人員変動の激しい企業などでは、毎回のように設定を変えなければなりません。そのため、人事異動が多い企業は申請経路を柔軟に変更できるワークフローツールを選択するようにしましょう。

02：セキュリティが心配

基本的に今あるワークフローツールは、セキュリティ性能が高いですが、必ずしも安全というわけではありません。そのため、どのようなワークフローツールであっても、絶対に情報漏えいの危険がないと断言することはできないでしょう。

おすすめのワークフローツール10選・比較しました！

日本で販売されているワークフローツールはたくさんありますが、特におすすめのワークフローツールを10製品選別してご紹介します。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローはあらゆる申請に対応できるため、幅広い企業におすすめできるワークフローツールです。多数の申請に対応するため、テンプレートが50種類準備されています。

また、ほとんどのテンプレートがシンプルな構造なので、ジョブカンワークフローはほかのワークフローツールに比べて使いやすいと感じる人が多いでしょう。 申請も一覧表示ができるので、承認者にとっても利便性が高いワークフローツールです。

また、承認コメント機能もあるので、クラウド上で申請者に伝えたいことをコメントできます。 ジョブカンワークフローの料金は1ユーザ月額300円となっており、安い価格で利用できます。そのため、経費を抑えたい企業にもおすすめできるワークフローツールです。

WaWaFlow

WaWaFlowは中小企業から大企業まで対応することができるワークフローツールです。少人数の企業はもちろんのこと、WaWaFlowでは2000名以上働く企業も導入できます。

WaWaFlowでは申請フォームを簡単に作成できる機能があるため、もちろんプログラムを組んだりする手間もありません。そのため、ITの知識に疎い人でも使えるワークフローツールです。

WaWaFlowは初期費用が無料となっており、月額400円で利用できます。ジョブカンワークフローよりも月額料金は高いですが、十分お得な価格と言えるでしょう。

SmartFlow

SmartFlowはほかのワークフローツールと同様に、わかりやすく使いやすい管理画面を採用しており、誰でも簡単に使えるワークフローツールです。

SmartFlowの特徴は、オリジナルテンプレートをドラッグアンドドロップで作成できることです。つまり、簡単にテンプレート作成を実現できます。また、パソコンだけでなく、スマホにも対応しているので、外出先からでも申請ができる点は魅力的でしょう。

基本的にワークフローツールは有料なものが多いですが、SmartFlowは20ユーザまで無料で利用することが可能です。また、初期費用もかからないので、中小企業の中には無料で運用できるところもあるでしょう。

ユーザ数が21人以上になると月額300円かかりますが、社員が21人いる企業でも月額6,300円しかかかりませんので、安く運用することができ、料金に関しては魅力を感じる人も多いはずです。

楽々WorkflowII（ワークフローツー）

楽々WorkflowIIもほかのワークフローツールと同様に、人事情報登録やフォーム・経路作成を画面で行うことができ、プログラミングの知識がない人でもフォーム作成ができます。

楽々WorkflowIIの特徴はスマートフォンだけでなく、携帯画面にも対応してくれることです。現在ではスマホユーザが大半を占めますが、今でもガラケーを使っている人は少なくありません。そのため、社員の中でガラケーを使っている人が多い企業におすすめできるワークフローツールです。

また、楽々WorkflowIIではグローバルなワークフローを実現してくれます。日本語だけでなく、中国語や英語の入力フォームもできるので、グローバル企業にもおすすめできるワークフローツールです。

ワークフローシステム Styleflow（スタイルフロー)

Styleflowの最大の特徴は世代管理機能があることです。大きな企業になればなるほど、組織改編や人事異動が頻繁に発生します。

世代管理ができることで、組織改編や人事異動の際、柔軟に対応できるので、組織内部が変わりやすい企業におすすめできるワークフローツールです。

Styleflowは初期費用無料となっており、1ユーザ300円から利用できるので費用負担も少ないワークフローツールになります。

ワークフローEX

ワークフローEXの特徴は、ExcelやWordなど、普段の業務で使い慣れているアプリケーションをそのまま利用できる点です。そのため、ワークフローツール導入後に慣れるまで時間がかかるということは少なくなっています。

また、ワークフローEXでは外部サービスとのデータ連携も可能です。そのため、サーバーサイドやクライアントサイドにあるデータを外部サービスに受け渡しすることもできます。

kintone（キントーン）

kintoneは社外から申請を承認することができます。そのため、承認者が不在で申請に対する承認が遅延するという事態も回避できます。

また、申請経路は自由に設計することが可能なため、それぞれの企業に合った申請経路を維持したまま運用できます。申請に対して承認者に通知が来るため、承認を忘れてしまう心配もないでしょう。

collabo flow（コラボフロー）

collabo flowには自動リマインドメール機能が搭載されています。そのため、申請の承認が遅れていると承認者に知らせてくれるので、承認の停滞を防ぐことができます。また、collabo flowでは申請経路の変更も簡単で、長期運用しやすいワークフローツールとなっています。

X-point（エクスポイント）

X-pointにはクラウド版とパッケージ版があります。クラウド版は自社サーバーが不要なので、コストが安いという特徴があります。

一方で、パッケージ版はクラウド版に比べてコストが高いですが、中小企業や部門ごとに導入が可能です。 X-pointでは紙帳票のようなWebページを提供してくれます。そのため、紙帳票で申請業務をしていた企業が導入しても、混乱することなく使い始めることができるでしょう。

承認に関してもワンクリックで行うことができ、書類の検索機能もあるので、導入すれば作業負担を大幅に削減できます。

Hachikin（ハチキン）

Hachikinはユーザ制限がありますが、無料で利用できるワークフローツールです。簡単な勤怠管理や、交通費精算などもHachikinで行うことができます。無料でありながらセキュリティも強固となっているので、まずは無料で安全に利用できるワークフローツールをお探しの人におすすめです。

まとめ：社内作業をツールで簡単に！

ワークフローツールを導入することで、作業負担軽減や業務効率化などあらゆるメリットを得られます。ワークフローツールの中にはお安く利用できる製品だけでなく、無料で導入できるものもあるので、多くの企業が使うことができるでしょう。

ワークフローツールの種類は多いので、比較をして自分に合ったものを選択するようにして下さい。