社内ポータルサイトの作り方とは？　ツールを使った自作と外注を比較

「より業務を効率化させたい」と考え、社内ポータルサイトの構築を考えていませんか。社内ポータルサイトは業務マニュアルや、各々のスケジュールの共有など、社員の業務効率化や円滑なコミュニケーションを実現するため、多くの企業で導入されています。しかし、いざ作ろうとなると、どこからどう手を付ければよいかわからず、迷ってしまいますよね。

そこで、この記事では社内ポータルサイトの作り方を解説します。専門業者に依頼して作る方法とツールを使って自作する方法、それぞれの流れを紹介しますので、参考にしてください。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、企業が自社の社員が業務を遂行するために必要な情報を提供しているWebサイトです。社員以外の人物はアクセスできないように制限されており、社内の従業員だけが見られるようになっています。

ポータルとは入口、玄関という意味であり、社内ポータルサイトも「社員の業務の入り口」の役割を担っています。業務に使用する情報へスムーズにアクセスできたり、必要な情報を共有したりするために活用されるのが一般的です。

社内ポータルサイトの機能とは？

社内ポータルサイトの主な機能としては、以下のような例が挙げられます。

それぞれの機能について解説します。

業務マニュアル

社内ポータルサイトに業務マニュアルを保存し、社内の人間なら誰でもすぐに取り出せるようにしておくことで、業務の効率化が図れます。

業務の引き継ぎをする際にも、社内ポータルサイトから業務マニュアルにアクセスするように伝えるだけで良くなります。業務上、さまざまなツールを使用し、パソコン上で作業することが多い場合も、業務マニュアルを共有しておけば、誰でもすぐに業務ルールを把握できて安心です。

業務に必要な情報が、各個人のパソコンに保存されていたり、いちいちデータの送受信をしていると不便です。業務マニュアルは活用されなければ意味がないので、業務マニュアルを活かすためにも社内ポータルを活用しましょう。

社内報

社内報を社内ポータルサイトで配信することで、より社員が気軽に閲覧できるようになります。

自社がどのような方向に進んでいるのか情報共有するだけでなく、社員が会社への愛着を高めるためにも、社内報は重要な役割を担っています。しかし、社内報もまた、読まれなければ意味がありません。

現在、社内報はメールで配信している企業が多くあります。しかし、各従業員のメールには業務にまつわるメールが山のように届くため、埋もれてしまって読まれないことも多々あるのではないでしょうか。また、業務上でメールを活用しない社員は、メールボックスを開くことがなく、そもそも社内報を開かないことがあります。

社内ポータルサイトを活用すれば、社内報の発行を即時に周知できるので、より活用しやすくなります。

スケジュール管理・共有

社内ポータルサイトで、社員のスケジュールを共有できます。

カレンダーに各個人の予定や会議の日時などを登録することで、いつ誰が空いているかなどを確認可能です。そうすることで、社員のスケジュールを一人ひとり確認する手間が省け、すぐに予定を立てることができます。

個人のタスクがいつでも確認でき、日程調整がしやすくなることで、チームでの業務進捗の管理もしやすくなります。

ワークフロー

社内で規定されている経費申請などのワークフローは、社内ポータルサイトを活用して電子化することで業務効率化を図れます。

各種申請を紙ベースで行っていると、ハンコをもらうためだけに出社したり、ハンコを押す権限を持った担当者のスケジュールを気にして行動しなければいけなかったり、何かと業務を阻害して非効率的です。

社内ポータルサイトを活用し、さまざまな申請を簡素化しておけばいつでも申請を提出できます。その上、決裁者は時間のできたときに申請状況を確認して対応できるので、申請者と決裁者の双方にとってプラスです。

各種社内システムとの連携

社内では、業務上さまざまなシステムを活用していることがあります。社内SNSや社内チャット、業務系ASPなどのサービスと連携させることで、社内ポータルサイトの利便性をより高められます。Slackなどと連携し、社内での重要なやり取りを社内ポータルサイトを通じて共有することで、社内での情報伝達の手間を省く事が可能です。

社内ポータルサイトの機能をより高めるためのポイント

社内ポータルサイトをより使いやすくするためには、どんな項目を追加すればよいのでしょうか？ここでは、機能をより高めるためのポイントを見ていきましょう。

スケジュールカレンダー

社内の予定管理を効率化するために、スケジュールカレンダーを導入しましょう。そうすることで、社員は重要なイベントやミーティングを一目で確認できます。

また、スケジュールカレンダーを使用することで、予定の調整や時間の管理も容易になりますし、社員同士のスケジュール共有や予定の自動通知も可能になります。これにより、チーム全体の生産性を向上させることができます。

チャット機能

社内コミュニケーションを円滑にするために、チャット機能を実装しましょう。チャット機能を導入することで、社員同士のリアルタイムなコミュニケーションが可能になり、効率的に情報共有を行えます。

メールを使用してもよいのですが、ポータルサイトのチャット機能のように手軽なものであれば、リアルタイムでコミュニケーションがとれるためおすすめです。

また、容量の大きなファイルを添付できるポータルサイトを作れば、メールでは送ることが難しい容量のデータも簡単に送信できます。

よくある質問（FAQ）

よくある質問や問題の解決策をまとめたFAQセクションを作成しましょう。このセクションは、社員が自分で問題を解決できるだけでなく、人に聞く手間を省けるため、時間の節約にも役立ちます。

社員は頻繁に起こる問題や疑問に対する答えを見つけることができ、効率的に業務を進めることができるでしょう。

また、新入社員にFAQの使い方をレクチャーすることで、わからないことがあった場合に自ら解決できます。

社員データの管理機能の導入

社員の情報やデータを一元管理する機能を導入しましょう。例えば、役職や担当プロジェクトなどの情報を簡単に参照できるようにすることで、必要に応じて人材をアサインできるかもしれません。

検索機能の実装

ポータルサイト内の情報を簡単に検索できる機能を実装しましょう。そうすることで、社員はキーワードやカテゴリーによる絞り込み検索を行うことができ、効率的な情報アクセスが可能になります。例えば、ポータルサイトにマニュアルが用意されている場合、その中から必要な情報にアクセスできる検索機能があると便利です。

プロジェクト管理機能の追加

社内のプロジェクト管理をサポートする機能もあると便利です。タスクの管理や進捗状況の確認、ファイルの共有など、誰もが閲覧できる状況にしておけば、タスクの遅延やミスを防げます。

また、プロジェクトメンバーだけが入れるチャンネルを作り、チャットを行ったり、メンバーに対して定期的にミーティングの申請を行えば、毎回ミーティングを設定する必要がなくなるはずです。

お知らせ機能

重要なお知らせや最新情報を共有する機能もポータルサイトには必要不可欠です。社内イベントの告知や重要なアップデート情報など、社員が常に最新の情報にアクセスできるようにしておくことで、従業員同士で情報共有する時間を削減できます。

また、お知らせ機能に加えて通知機能を付けることもおすすめです。重要なお知らせがある場合、社員はメールやプッシュ通知を受け取ることができます。これにより、社員が重要な情報を見逃すことなく、迅速に対応することが可能です。

社内ポータルサイトの作り方＜１＞ 手順

社内ポータルサイトの作り方の手順は以下の通りです。

それぞれの工程について具体的にどのようにすればよいか解説します。

＜１＞目的設定・要件定義

「社内ポータルを作ること」そのものが目的にならないように、一体何のために社内ポータルを制作するのか、目的を明確に言語化しましょう。

業務を効率化するにしても、もっとも効率化したい業務は何でしょうか。例えば生産性を高くしたいという目的であった場合、何の生産性をどのように高くしたいのか、具体的に考えましょう。

目的を設定したら、目的を達成するために社内ポータルの機能として、どのようなものが必要なのか要件定義を行います。内容が決まったら、以下のことも同時に決めておきましょう。

・社外漏洩を防ぐセキュリティ
・社内でのアクセス制限の範囲
・運営・運用の方針

＜２＞デザイン設計

社内で明確にした目的に沿って、デザイン設計を行います。

デザインする時に重視しなければならないのは、使いやすさと分かりやすさです。実際の業務と照らし合わせながら、どうすれば使いやすいのかを、実際に使用する社員の意見を取り入れながら追求していきましょう。どの部署のどのような社員でも、必要な情報が簡単に取り出せるようなデザインが理想です。

＜３＞コーディング開発・システムの構築

デザイン設計が完了したら、そのデザインをもとにコーディング開発、システム構築を行います。

自社でコーディング開発やシステム構築ができるようなリソースを持っていない場合は、社内ポータルサイト専用のパッケージ製品を活用するか、専門業者に委託しましょう。専門業者に委託する際も、社内で目的設定・要件定義、デザイン設計を行っておくことで、社内ポータルサイトの開発がスムーズに進行します。

＜４＞コンテンツの登録

コーディング開発、システムの構築が完了すれば、要件定義で必要だと判断されたコンテンツを登録します。

必要なファイルを収集したり、紙媒体しかないものはスキャンするなどして、社内ポータルサイトに掲載するコンテンツの準備を進めておきましょう。ポータルサイトのトップページには業務で頻繁に使用するツールへのリンクを掲載したり、頻繁に確認するURLのリンクを掲載するなど、必要な情報を集約させてください。

社内ポータルサイトの作り方＜２＞ 構築方法

社内ポータルサイトの構築方法は、大分すると以下の3種類です。

それぞれの構築方法について解説します。

パッケージを活用する

社内ポータルサイトを作るためのパッケージ製品を活用する方法です。このパッケージ製品を活用すれば、Webの知識がほとんどない社員でも社内ポータルサイトを構築できます。

社内ポータルサイトのパッケージを活用すれば、既にある程度デザイン性に優れたテンプレートがあるので、デザインをゼロから考える必要がありません。標準機能が豊富で、直感的な操作ができて便利です。

代表的な社内ポータルサイトのパッケージとして、以下のようなものが挙げられます。

スクラッチ開発する

構築方法として、ゼロからオリジナルのシステムを開発するスクラッチ開発も選択肢には入ります。しかし、ゼロから生み出すことで開発期間が長くかかりますし構築費用も高額です。

他にはないような、独自の機能を付けなければならないという場合に選択される方法です。そのような状況ではないという場合はわざわざスクラッチ開発を選択する必要はありません。

ツールで自作する

社内ポータルサイトはGoogleサイトなどのツールを活用すれば、比較的簡単に自作することも可能です。社員数が少人数であれば、このようなツールを活用した小規模なサイトでも十分に活用できるでしょう。ただ、社員数が多い場合や機密事項が数多くある場合は、セキュリティの心配もあるので、専門業者に依頼したほうが安心です。

社内ポータルサイト作成にオススメのツール3選

Webに詳しくない状態で社内ポータルサイトを自作する場合、ツールを活用すると便利です。ここでは、社内ポータルサイトを構築する際にオススメのツールを3つ紹介します。

＜１＞Googleサイト

（引用：Googleサイト）

Googleサイトは、Googleが提供しているWebサイト作成ツールです。サイトの制作後、共有設定でアクセスの制御が可能なので、社内の人間だけがアクセスできるページを簡単に作れます。テンプレートが豊富で直感的な操作で簡単にWebサイトを作成できます。また、Googleの提供サービスなので、Googleのサービスとの連携がスムーズに行えるので便利です。

Googleサイトでの社内ポータルサイト作成は、業務上でGoogleのサービスを多く活用している、少人数の企業にオススメできます。

＜２＞SharePoint

（引用：SharePoint）

SharePointはMicrosoft社が提供する、ファイル共有や共同作業を円滑に行うためのサービスです。クラウド上で利用する「SharePoint Online」を活用し、社内ポータルサイト（チームサイト）を作れます。テンプレートやカスタマイズ機能を活用することで簡単に作成でき、Webの専門知識がなくても大丈夫です。アクセス権の制限も可能なので、社内の関係者に絞ったサイト公開も問題なくできます。

Microsoft社のツールなので、Microsoft Officeの製品との連携が得意です。社内でWordやExcel、PowerPointといったOffice製品のファイルを共有することができ、同時に複数人で作業するなどの業務にも対応できます。

＜３＞WordPress

（引用：WordPress）

WordPressは世界で最も多く使われている、Webサイト作成ツールです。WordPressでも、社内ポータルサイトを作ることは可能です。

WordPressには「テーマ」と呼ばれるデザインテンプレートが無料で使えるようになっているので、簡単に見やすくてわかりやすいデザインのサイトが作れるようになっています。社内ポータルサイトの場合は社外に公開できないようにするため、プラグインを活用する必要があります。パスワードで制御されたサイトを作るには、以下のようなプラグインがオススメです。

日本語対応で初心者にオススメ「WP-Members Membership Plugin」
社員ごとに権限を分けられる「Ultimate member」
社員のグループ分けが可能「Groups」

Googleサイトを使った社内ポータルサイトの作り方とは？

ツールを使った社内ポータルサイトの中でも、特にポピュラーであるGoogleサイトを使った方法を詳しくご紹介します。Googleサイトでの社内ポータルサイトは、以下のような手順で作成します。

それぞれの手順を解説します。

STEP 01：テンプレートを選択する

GoogleサイトにGoogleアカウントでログインします。「新しいサイトを作成」から「空白」もしくは「テンプレートギャラリー」からテンプレートを選択します。

STEP 02：コンテンツを拡充する

テンプレートの中に文章や写真、リンクを加えてコンテンツを拡充します。トップページに企業ロゴやページタイトルを入れたら、右側の挿入タブから必要なものを選択し、サイト内に加えていきましょう。追加できる要素は以下のとおりです。

・テキストボックス（文章）
・画像
・埋め込む（YouTubeなど任意のコンテンツ）
・ドライブ（Googleドライブ内のデータ

STEP 03：社内に共有範囲を設定して公開する

サイトのページ内に要素を追加し、デザインがまとまったら、右上の「公開」をクリックします。すると、上記のようなウィンドウが表示されますので、ウェブアドレス内に「index」など、アドレスに使いたい文字列を入力してください。そして「サイトを閲覧できるユーザー」が「全員」となっているので「管理」を選択し、右上に表示されている青い「公開」ボタンをクリックして、「ウェブアドレス」内に「toppage」などアドレスとして表示したいテキストを入力します。

サイトの公開範囲を管理したい場合は、「サイトを閲覧できるユーザー」で「管理」を選択してアクセス制限を設定するようにしましょう。アクセス制限の設定が適切な状態に設定できれば、社内ポータルサイトの公開が完了です。メンバーにURLを共有して、活用をスタートしてください。

社内ポータルサイトを外注するには？

社内ポータルサイトの作成を依頼する場合、希望するサイトの仕様で費用が大きく変動します。ここでは、外注する際に考えるべき項目やサイト作成を依頼するメリットを紹介します。

依頼する前の準備

社内ポータルサイトの依頼をする前に、サイトを作る目的と運営によって得たい目標を決めましょう。情報管理を簡単にする、社内コミュニケーションを円滑にするなど、ポータルサイト作成の目的を定めると機能を選定する際のハードルが下がります。目的決定後、部署ごとに必要な機能を募れば、過不足ない機能の搭載が可能です。

目的や目標を自社で選定できない場合は、この段階から相談に乗ってくれる外注先への依頼がオススメです。依頼する項目が増えるため依頼費は増加しますが、プロの手を借りた的確な目標・目的の設定ができます。

依頼先と決める内容とは？

事前準備で決まった社内ポータルサイトを運用する目的や目標を元に、依頼先とサイトデザインの設計を固めます。重要なのは、操作性の高い操作画面を構築することです。必要な機能が充実していても使い勝手が悪いと、サイトは活用されません。シンプルで分かりやすいデザインを意識することで、社員の多くが使いやすい

ポータルサイト作成を外注するメリット

社内ポータルサイトを外注すれば、高度なセキュリティのサイトを運用できます。それにより、社内でやりとりする機密性の高い重要な情報をポータルサイト内で一括管理が可能です。運用方法に迷った際はプロに相談ができ、知見を活かした支援をしてもらえるため、高い効果を期待できます。

ポータルサイト制作を依頼する会社の選び方

社内ポータルサイトの制作先を決める時は、実績の確認ができる会社を選びましょう。実際の制作物を確かめると、自社が作りたいポータルサイトに近い物を作っている会社かを判断できます。加えて、サイト完成後に運用保守のサポートをしてくれる会社かが依頼先の選定の重要な判断基準です。弊社「PLAN-B」は、サイト制作のご相談から制作、運用後の支援を一連で請け負っています。自社にリソースがなく不安に感じている初心者の方も、安心して効果的な社内ポータルサイトを制作・運用していただけます。

まとめ：業務効率化に役立つ社内ポータルサイトを作ろう

社内ポータルサイトはツールなどを上手く活用すれば、自分でも作ることは可能です。ただし、ツールを使用するにしても、目的を明確にし、社員に便利に活用されるデザインにするため、しっかりした手順を踏むことは大切です。守るべき手順は以下のとおりです。

社内ポータルサイトをうまく活用して、さらなる業務効率化を実現しましょう。